Open to opportunities

Irina Oliveira

@irinaoliveira

Message

Опытный ассистент руководителя: беру на себя операционные процессы, команду и международные проекты.

Russian Federation

Message

What I'm looking for

Ищу роль, где я смогу быть правой рукой руководителя: управлять операционными процессами, командой и коммуникациями, улучшать CRM и стандарты сервиса, вести международные проекты и держать ответственность за дедлайны.

Я 16+ лет работаю в роли ассистента и «правой руки» первых лиц компаний — от организации международных мероприятий и деловых поездок до построения операционных процессов и управления командами. Я умею полностью закрывать организационные вопросы руководителя: календарь, поручения, дедлайны, координация команд и внешних партнёров.

В последние годы я управляю операционными процессами портфеля 80+ объектов краткосрочной аренды: стандарты сервиса, контроль качества, финансовая отчётность, а также система мониторинга и контроля команды из 15+ сотрудников. Отдельно отвечаю за улучшение клиентских коммуникаций и процессов CRM, развиваю маркетинговые направления (SEO, соцсети, CRM, email-рассылки) и уверенно взаимодействую с юристами, брокерами и государственными органами (в т.ч. IRS).

Experience

Work history, roles, and key accomplishments

Current

Assistant Director & Ops Manager

Current

All Handy Hands

Jan 2024 - Present (2 years 6 months)

Serves as the right-hand to the director, managing calendar/meetings and ensuring execution of tasks and deadlines. Oversees operations for a 80+ unit short-term rental portfolio, leads a 15+ person team system, optimizes CRM/client communications, and handles marketing (SEO, social media, CRM, email).

Executive Assistant Support Calendar Management Meeting Coordination Short Term Rentals Service standards Quality Control Financial Reporting Team Leadership team regulations Checklists Vendor Management Contract Negotiation Client Communication SEO Social Media Management Email Marketing Project Management EIN Process Coordination

Assistant Director & Program Coordinator

Школа Биоданзы

Jan 2016 - Dec 2021 (5 years 11 months)

Coordinated international programs and supported the company’s first person with business and lifestyle/travel arrangements. Organized 50+ international educational events across Europe and Latin America and coordinated frequent business travel (visas, logistics, accommodation, and business program), while managing school finances and administration.

Executive Support International Program Coordination International Event Planning Travel Coordination Logistics Finance And Administration International Publishing Projects Translation And Adaptation Of Written Materials

Motivational Program Manager

Allianz Life

Mar 2012 - Aug 2015 (3 years 5 months)

Developed and implemented incentive programs for an agency network of 100+ people, including business trips, corporate events, and team-building activities. Organized end-to-end international outbound events, introduced international compliance standards for the Moscow office, and launched a corporate social initiative for children.

Incentive Programs Corporate Events Team Building CSR Project Management

MICE Manager

Continent Express

Dec 2007 - Feb 2012 (4 years 2 months)

Organized business trips and congresses for corporate clients in the medical and pharmaceutical segments worldwide on a turnkey basis. Managed groups abroad with negotiations and RU/EN interpretation/translation, handled event financial reporting and budgeting, and built long-term supplier relationships.

Events Tour and Conference Coordination International Logistics Negotiation Financial Reporting Budget control vendor relationship management