Technicienne ou technicien en gestion documentaire et optimisation des processus

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Salary Range:

Compensation grade:

Job Description

Sous la supervision de la Registraire, la personne titulaire du poste contribue activement aux efforts d’amélioration continue du Bureau de l’admission et du registrariat (BAR) du Collège Boréal. Elle joue un rôle stratégique dans l’analyse, la révision et l’optimisation des processus administratifs liés à l’admission, à l’inscription, à la diplomation, à l’aide financière, à l’offre de cours ainsi qu’à la gestion des dossiers étudiants et clients. Elle est également responsable de la conception et de la mise en œuvre d’un système de gestion documentaire conforme aux exigences institutionnelles et aux normes réglementaires de la province de l’Ontario.

Ce poste est principalement en télétravail, avec des déplacements occasionnels au campus de Sudbury.

Type de contrat : « Initiatives/Possibilités de l’Annexe K »

Durée du contrat : 24 mois

Responsabilités :

Amélioration des procédures

• Standardiser les procédures opérationnelles du BAR selon les meilleures pratiques du secteur collégial en Ontario;

• Analyser en profondeur les processus existants et recommander des pistes d’optimisation;

• Développer et mettre en œuvre des projets d’amélioration touchant l’efficacité, la qualité et la conformité des processus;

• Collaborer étroitement avec les équipes internes (Bureau des admissions et du registrariat [BAR], Centre de services informatiques [CSI], écoles, technologues, Formation continue, etc.) afin de standardiser et d’optimiser les processus;

• Appuyer la mise en œuvre de nouvelles pratiques et stratégies adaptées aux besoins opérationnels du BAR et à ceux de la clientèle;

• Offrir du soutien, des outils et de la formation afin de faciliter l’adoption des nouvelles procédures;

• Élaborer des indicateurs de performance et produire des rapports pour évaluer l’impact des initiatives mises en place;

• Mettre en place des mécanismes pour recueillir la rétroaction des usagers internes (personnel du BAR, écoles, clientèle) sur les processus, afin d’alimenter les cycles d’amélioration continue;

• Contribuer à l’automatisation des processus et des formulaires administratifs;

• Contribuer aux aspects liés à la conduite du changement, en identifiant les résistances possibles et en proposant des stratégies d’accompagnement des parties prenantes;

• Veiller à l’harmonisation des pratiques du BAR avec celles d’autres services du Collège afin d’assurer une cohérence des services offerts à la clientèle étudiante;

• Collaborer à l’identification et à l’implantation d’outils numériques facilitant l’automatisation, l’analyse ou la traçabilité des processus administratifs;

• Recommander des solutions technologiques (p. ex., formulaires dynamiques, outils de signature électronique, tableaux de bord de performance).

Gestion documentaire et optimisation des pratiques administratives

• Concevoir et structurer un système de gestion documentaire efficace pour le BAR, assurant la conformité en matière de conservation, d’accessibilité et de sécurité des données;

• Veiller à l’alignement avec les exigences réglementaires provinciales (p. ex., Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, ministère des Collèges et Universités, de l’Excellence en recherche et de la Sécurité [MCUERS]);

• Assurer une veille sur les meilleures pratiques en gestion documentaire et en amélioration continue dans le secteur postsecondaire;

• Développer, tenir à jour et diffuser les guides de procédures, politiques internes et gabarits liés aux opérations du BAR;

• Assurer une communication claire des changements de procédures auprès des secteurs concernés (communications internes, infolettres, capsules de formation, etc.);

• Réaliser des recherches sur les meilleures pratiques administratives et technologiques dans le secteur postsecondaire en Ontario et ailleurs, afin de soutenir l’évolution des processus du BAR.

Exigences :

• ​Diplôme de deux ans ou l’équivalent en gestion, administration, gestion de l’information ou dans un domaine connexe;
• Minimum de deux années d’expérience pertinente;
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit;
• Aisance avec les outils technologiques et collaboratifs (Microsoft 365, SharePoint, logiciels de modélisation de processus, etc.);
• Excellentes compétences en communication, en résolution de problèmes et en gestion du changement;
• Capacité à travailler en équipe, tout en faisant preuve d’autonomie, d’initiative, de rigueur et de discrétion;
• Connaissance des politiques et procédures du Collège Boréal et des exigences ministérielles (un atout);
• Connaissance du cadre réglementaire ontarien en matière de gestion des dossiers étudiants et de protection des renseignements personnels (un atout);
• Compétences dans la production de documents structurés, de rapports, de synthèses, etc;
• Habileté à former et conseiller les autres.

Closing Date:

Note:Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.