Office Manager (part-time 70–80%) – Office Operations, Events & Procurement (all

Über das Arbeiten bei envelio

Zu einfach ist langweilig! Gemeinsam haben wir die Mission, die Energiewende voranzutreiben. Wir lieben, was wir tun und dabei ist uns kein Thema zu groß. Wir übernehmen Verantwortung für unsere Arbeit und wachsen an jeder neuen Aufgabe. Kurz gesagt: Own it, love it, grow with it.
Wir sind ein bodenständiges Team aus Kaffee- und Mate-Liebhaber:innen. Unser Geek-Humor resultiert in einer rituellen Nutzung von Emojis und der enzyklopädischen Herausarbeitung von unnützem Wissen. Mehr als 130 envelianer:innen mit über 20 verschiedenen Nationalitäten sind bereits an Bord. Komm dazu und wachse mit uns!

Deine Rolle

Als Office Manager (part-time 70–80%) – Office Operations, Events & Procurement (all genders) bist du der operative Grundpfeiler unserer Organisation. Du sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem alle Kolleg:innen produktiv und gerne arbeiten können. Dabei übernimmst du Ownership für deinen Bereich und hast die Freiheit, ihn aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln. In deinem Alltag arbeitest du eng mit verschiedenen internen und externen Teams zusammen und nutzt dabei moderne Tools und einen modernen Tech Stack. Bereits über 130 Kolleg:innen aus mehr als 20 Nationen sind Teil unseres Teams – du trägst dazu bei, dass sich alle im Office wohlfühlen und effektiv arbeiten können.

Wie du etwas bewirkst

• Du verantwortest die Büroorganisation und -verwaltung und stellst ein angenehmes Arbeitsumfeld sicher, in dem sich Kolleg:innen willkommen und unterstützt fühlen
• Du gestaltest unser Kölner Office als einladende, sichere und funktionale Arbeitsumgebung (Ordnung, Sicherheit, Reparaturen, Koordination externer Dienstleister wie Handwerker, Techniker, Büroausstatter)
• Du organisierst und begleitest Events (von Team-Workshops über Offsites bis zur Weihnachtsfeier) und trägst so zu unserem Teamspirit bei
• Du übernimmst das Onboarding neuer Mitarbeitender im Bereich Office & Sicherheit (Zugangsausweise, Regeln & Abläufe)
• Du steuerst die Beschaffung & das Lieferantenmanagement – von Hardware und Equipment bis hin zu Büroservices – und kümmerst dich um das Asset-Management (Bestellung, Inventarisierung, Entsorgung)
• Du unterstützt das Finance-Team im Travel Management, einschließlich der Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen.
• Du bist interne:r Ansprechpartner:in und empfängst Gäste sowie externe Partner professionell, sodass sie sich vom ersten Moment an willkommen fühlen
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben
• Du bringst Ideen ein, um Nachhaltigkeit im Büroalltag weiterzuentwickeln

Dein Profil

• Du bringst Erfahrung in Bereichen wie Office Management/Operations, Büroassistenz, Service oder kaufmännischen Umfeld mit
• Du arbeitest gerne strukturiert, eigenverantwortlich und zuverlässig
• Du verfügst über eine offene, freundliche Persönlichkeit und starke Kommunikationsfähigkeiten, besonders im Kontakt mit Gästen und Kolleg:innen
• Du möchtest Ownership für deine Themen übernehmen und strebst kontinuierliche Verbesserung an
• Du hast idealerweise bereits in einem Start-up/Scale-up gearbeitet und fühlst dich in einem schnelllebigen und dynamischen Umfeld wohl
• Du arbeitest gerne an mindestens drei Tagen pro Woche von unserem modernen Office Loft in Köln aus (Hybrid-Arbeit an den übrigen Tagen möglich)
• Durch bisherige berufliche Stationen, eine Ausbildung oder ein Studium hast du dir betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse angeeignet
• Du beherrschst Deutsch und Englisch fließend
• Du erfüllst nicht alle oben genannten Punkte, denkst aber trotzdem, dass du ein guter Fit für die Rolle wärst? Bewirb dich gerne!

Deine Benefits

• Hybrider Arbeitsort innerhalb Deutschlands jedoch mit Präsenz in unserem schönen Office in Köln (mind. 2-3 Tage/Woche)
• Option zum mobilen Arbeiten aus dem Ausland (für kürzere Zeiträume)
• 30 Urlaubstage + 3 corporate holidays
• Sehr gute technische Ausstattung mit modernem Tech-Stack
• Unterstützung deiner Gesundheit mit der Urban Sports Club Kooperation
• Flexible Nutzung eines monatlichen Mobilitätsbudgets (z.B. Jobrad, ÖPNV)
• Zeit und Budget für individuelles Wachstum
• Optionale Betriebliche Altersvorsorge
• Regelmäßige Company und Team Events