Clinical Operations Manager, Gestionnaire des opérations cliniques, Canada

Description

Clinical Operations Manager, Canada

The Clinical Operations Manager is responsible for the day-to-day management of an assigned team of both permanent and contracted staff (e.g., Clinical Research Associates (CRA)/(cCRA)) and other Clinical Operations Support personnel) overseeing their performance and training, ensuring adequate monitoring and support team resources, allocating resources to projects, identifying quality issues related to Clinical Operations activities and establishing action plans to address them.

This role will be perfect for you if:

• You thrive in leading and developing teams, bringing a strong ability to coach, mentor, and drive performance while fostering a collaborative, accountable, and high-quality Clinical Operations environment.
• You are highly operational and quality-driven, with solid experience in clinical monitoring and a proven ability to manage resources, track metrics, resolve issues proactively, and ensure compliance with SOPs, GCP, and regulatory requirements.
• You embrace innovation and continuous improvement, demonstrating agility in fast-paced environments, leveraging technology and AI tools to optimize processes, and confidently driving change across cross-functional teams.

RESPONSIBILITIES

More specifically, the Senior Clinical Operations Manager must:

• Ensure that clinical monitoring activities of their assigned team are performed to the Sponsor’s satisfaction, ensuring timely quality deliverables, within budget, and in accordance with applicable standard operating procedures (SOPs), regulations, good clinical practices, and study-specific requirements.
• Oversee the performance of their direct reports, ensuring they are meeting performance objectives and taking appropriate remedial actions as required. Implement professional development and performance evaluations.
• Support the training and development of Clinical Operations personnel within their remit, providing coaching and mentoring. Ensure team members’ consistent use of study tools and training materials.
• Assist in developing and delivering training for Clinical Operations personnel.
• Track Clinical Operations metrics and monitor adherence to targets (e.g., number of site visits performed, utilization, and timeliness to complete deliverables such as site visit report finalization, follow-up letters, timesheets, expense reports and required training.)
• Ensure monitoring expenses are compliant with policy and aligned with established guidelines.
• Perform Quality Assessment Visits (QAV) with CRAs.
• Identify quality issues related to Clinical Operations activities through project meetings, site and team communications, site visit reports and follow-up letters, QAVs, and quality assurance audit findings. Summarize findings and establish action plans to bring corrective actions.
• Serve as a point of contact for Clinical Operations personnel and other team members for assigned projects or initiatives.
• Serve as a management contact for sites, project teams, and sponsors when issues related to Clinical Operations and trial management activities must be escalated to ensure communication is maintained and resolution is achieved.
• Assist with assessing and interviewing potential Clinical Operations candidates.
• Drive innovation within Clinical Operations by identifying opportunities to optimize workflows and enhance efficiency, quality, and scalability, while supporting the adoption of emerging technologies and AI-enabled solutions to improve study execution.
• Foster a culture of innovation, collaboration, and proactive problem-solving across Clinical Operations teams.
• May conduct on-site or remote monitoring visits to offer support to project teams.
• May perform site visit report review and track site visit report metrics to ensure compliance.
• May review or provide input to Clinical Operations plans and tools.
• May review and provide feedback on related SOPs and Tools during updates.
• May support site survey activities to assess site satisfaction and synthesize insights in support of continuous improvement.

Employee may be assigned to other responsibilities that do not pertain to their former description, if they have the required experience, are qualified and/or have received adequate training.

Requirements

Education

• Bachelor’s Degree in a field relevant to clinical research;

Experience

• Minimum of 6 years of experience in clinical research in the biotechnology, pharmaceutical, or CRO industry, with at least 4 years of relevant experience as a Sr. CRA, or at least 2 years as a Project Manager, Clinical Trial Manager, or equivalent job role;
• Good experience in the field of monitoring;
• Experience in a CRO is an asset;

Knowledge and skills

• Excellent mastery of Microsoft Office suite (Word, Excel, Power Point);
• Ability to work in a fast-paced evolving environment and establish good relationships with colleagues and sponsors;
• Ability to liaise successfully with clinical project teams and other departments;
• Quick learner, good adaptability and versatile;
• Demonstrated interest and proficiency in innovation, digital transformation, and operational process optimization within clinical research;
• Comfortable using AI-powered tools and productivity platforms (e.g., ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, or similar technologies) to support daily work activities and improve efficiency.
• Comfortable working in evolving environments and adapting to new technologies, systems, and industry practices;
• Proven ability to lead change management initiatives and influence cross-functional teams;
• Excellent leadership, judgement, and problem-solving skills;.
• Strong organizational, communication, time management and multi-tasking skills;
• Travel up to 20% of the time;
• Good knowledge of good clinical practices, applicable Health Canada, Food and Drug Administration (FDA), European Medicines Agency (EMA) regulations/guidelines and other applicable regulatory requirements.

Our company

The work environment

At Indero, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities.

In this position, you will be eligible for the following perks:

• Permanent full-time position
• Vacation
• Home-based position
• Ongoing learning and development

Work location

This position is opened to candidates across Canada (home-based position).

Recruitment process: what to expect

• As part of the recruitment process for this position you will meet various team members at Indero
• The first interview will be conducted by Teams (30 minutes) and the second via video conference (1 hour)
• The second interview includes a short presentation for which reasonable advance preparation is required (preparation is not timed and can be completed over a few days). You may think of it as one interview question for which you have the opportunity to develop a strong structured response that goes beyond the surface.

About Indero

Indero is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology and rheumatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Indero continues to grow and expand in North America and Europe.

Indero is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Indero will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.

Indero only accepts applicants who can legally work in Canada.

Description de poste

Gestionnaire des opérations cliniques, Canada

Le/la Gestionnaire des opérations cliniques est responsable de la gestion quotidienne d’une équipe assignée composée de ressources permanentes et contractuelles (p. ex. les associés de recherche clinique (ARC)/(cCRA)) ainsi que du personnel de soutien aux opérations cliniques. Il/elle supervise leur performance et leur formation, s’assure de la disponibilité des ressources adéquates pour les activités de monitoring et le soutien des équipes, alloue les ressources aux projets, identifie les enjeux de qualité liés aux activités des opérations cliniques et met en place des plans d’action pour y remédier.

Ce poste sera parfait pour vous si :

• Vous excellez dans le leadership et le développement d’équipes, avec une forte capacité à coacher, encadrer et mobiliser la performance dans un environnement collaboratif, rigoureux et orienté qualité en opérations cliniques.
• Vous êtes très orienté(e) opérations et qualité, avec une solide expérience en monitoring clinique et une capacité démontrée à gérer les ressources, suivre les indicateurs, résoudre les enjeux de manière proactive et assurer la conformité aux SOP, aux BPC (GCP) et aux exigences réglementaires.
• Vous êtes tourné(e) vers l’innovation et l’amélioration continue, faisant preuve d’agilité dans des environnements dynamiques, en tirant parti des technologies et des outils d’IA pour optimiser les processus et en pilotant efficacement le changement auprès d’équipes multidisciplinaires.

RESPONSABILITÉS

Plus spécifiquement, le/la Gestionnaire des opérations cliniques doit :

• S’assurer que les activités de monitoring clinique de son équipe sont réalisées à la satisfaction du promoteur, en livrant des résultats de qualité, dans les délais et le respect des budgets, conformément aux procédures opératoires normalisées (PON/SOP), aux réglementations, aux bonnes pratiques cliniques (BPC/GCP) et aux exigences propres aux études.
• Superviser la performance de ses subordonnés directs, en veillant à l’atteinte des objectifs et en prenant les mesures correctives appropriées au besoin. Mettre en œuvre les évaluations de performance et le développement professionnel.
• Soutenir la formation et le développement du personnel des opérations cliniques sous sa responsabilité, en offrant coaching et mentorat. Veiller à l’utilisation uniforme des outils d’étude et du matériel de formation.
• Contribuer à la conception et à la prestation de formations pour le personnel des opérations cliniques.
• Assurer le suivi des indicateurs de performance des opérations cliniques et surveiller le respect des cibles (ex. : nombre de visites de sites réalisées, taux d’utilisation, respect des délais pour la finalisation des rapports de visite, lettres de suivi, feuilles de temps, rapports de dépenses et formations obligatoires).
• Veiller à ce que les dépenses de monitoring soient conformes aux politiques et lignes directrices établies.
• Réaliser des visites d’évaluation de la qualité (QAV) avec les ARC.
• Identifier les enjeux de qualité liés aux opérations cliniques via les réunions de projet, les communications avec les sites et les équipes, les rapports de visites, les lettres de suivi, les QAV et les audits d’assurance qualité. Résumer les constats et établir des plans d’actions correctives.
• Agir comme point de contact pour le personnel des opérations cliniques et les membres d’équipe pour les projets ou initiatives assignés.
• Agir comme point de contact de gestion pour les sites, les équipes projet et les promoteurs lorsque des enjeux liés aux opérations cliniques ou à la gestion d’essais doivent être escaladés afin d’assurer la communication et la résolution des problèmes.
• Participer à l’évaluation et aux entrevues de candidats potentiels en opérations cliniques.
• Favoriser l’innovation au sein des opérations cliniques en identifiant des opportunités d’optimisation des processus, d’amélioration de l’efficacité, de la qualité et de la scalabilité, tout en soutenant l’adoption de technologies émergentes et de solutions basées sur l’IA.
• Promouvoir une culture d’innovation, de collaboration et de résolution proactive de problèmes au sein des équipes.
• Peut réaliser des visites de monitoring sur site ou à distance afin de soutenir les équipes projet.
• Peut effectuer la revue des rapports de visites de sites et assurer le suivi des indicateurs associés pour garantir la conformité.
• Peut revoir ou contribuer aux plans et outils des opérations cliniques.
• Peut réviser et formuler des commentaires sur les SOP et outils lors de leur mise à jour.
• Peut soutenir les activités de sondage auprès des sites afin d’évaluer leur satisfaction et synthétiser les résultats dans une optique d’amélioration continue.

Le/la titulaire peut être amené(e) à accomplir d’autres tâches ne figurant pas dans la présente description, pour autant qu’il/elle possède les compétences, qualifications ou la formation nécessaires.

Profil recherché

PROFIL RECHERCHÉ

Éducation

• Diplôme universitaire de premier cycle dans un domaine pertinent à la recherche clinique

Expérience

• Minimum de 6 ans d’expérience en recherche clinique dans les secteurs biotechnologique, pharmaceutique ou CRO, dont au moins 4 ans comme ARC Senior ou 2 ans comme chef de projet, gestionnaire d’essais cliniques ou rôle équivalent ;
• Bonne expérience en monitoring clinique ;
• Une expérience en CRO est un atout ;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ;

Aptitudes et connaissances

• Capacité à évoluer dans un environnement rapide et en constante évolution et à établir de bonnes relations avec collègues et promoteurs ;
• Capacité à collaborer efficacement avec les équipes projets et les autres départements ;
• Apprentissage rapide, grande adaptabilité et polyvalence ;
• Intérêt démontré et compétences en innovation, transformation numérique et optimisation des processus en recherche clinique ;
• À l’aise avec les outils d’intelligence artificielle et les plateformes de productivité (ex. ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, etc.) pour améliorer l’efficacité au travail ;
• À l’aise dans des environnements en évolution constante et face à l’adoption de nouvelles technologies et pratiques ;
• Capacité démontrée à mener des initiatives de gestion du changement et à influencer des équipes interfonctionnelles ;
• Excellentes compétences en leadership, jugement et résolution de problèmes ;
• Excellentes compétences organisationnelles, de communication, de gestion du temps et capacité de gérer plusieurs priorités ;
• Disponibilité à voyager jusqu’à 20 % du temps ;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais ;

Notre entreprise

L’environnement de travail

Chez Indero, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.

Vous bénéficierez des conditions suivantes :

• Flexibilité sur l’horaire
• Poste permanent temps plein
• Gamme d’avantages sociaux (REER, assurances médicales, dentaire, vision, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
• Bureau à proximité du transport en commun (métro Saint-Laurent ou métro Sherbrooke)
• Travail de la maison ou hybride; au choix
• Formation et développement continus

À propos d'Indero

Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée en dermatologie et rhumatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d’une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients. Basé à Montréal, Indero continue aujourd’hui sa croissance en Amérique du Nord et en Europe.

Indero s’engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Indero fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé.

Indero accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.